Basında Bekad
Resmi Gazete'de
HAFTANIN KONUSU
Kamuda Neden Süreç Yönetimi
23-02-2015

 

Mevzuatımız, kamu idarelerinin amacını (hak ve sorumluluklarını) tamamen,bu amacı yerine getirmek için uygulayacakları yöntemleri de kısmen belirlemiştir. Kamu idarelerinin, bu amacı nasıl bir süreç (proses, iş yapış şekli) yapısıyla gerçekleştirebilecekleri ise bir yönetim anlayışının/yaklaşımının konusudur. Kurumlarda böyle bir yönetim yaklaşımı olmadığında pek çok sorunla karşılaşılmaktadır.

Süreç Yönetim Sistemi Kurulmamasından Kaynaklı Sorunlar;
 
  • Yapılan iş ve işlemler Standart değildir, uygulayan kişiye veya uygulanan mükellefe göre çözümler farklılıklar gösterebilir.
  • Yapılan iş ve işlemler Denetlenemez ve İzlenemez
  • Hesap verebilirlikten bahsedilemez
  • Performans ölçülemez
  • Eğitim materyalleri yoktur
  • Koordinasyon eksiklikleri sıklıkla yaşanır
  • Önleyici ve düzenleyici çalışmalar yapılamaz
  • Değişime ayak uydurulamaz ve iyileştirmeler yapılamaz
  • Etkin ve verimli çalışma mümkün olmaz
  • Mevzuat hataları yapılır gerekli mevzuata ulaşılamaz
  • Kurumsal prosedürler oluşturulamaz
  • Kişiye bağlı sistemler kurulur
  • Sıklıkla hatalar yapılır
  • Atalet ve hantallık baş gösterir
  • İş yükü hem birimler hem kişiler arasında dengeli dağılmaz
  • Risk algısı ve yönetimi oluşturulamaz
  • Kontrol listeleri ve form ve belge standardizasyonu yoktur.
     
Böylece hem süreçlerde hem de bu süreçlerin işlemesi sırasında yoğun olarak kullanılan dokümanlardan dolayı çalışma ortamları etkinlikten uzak ve verimsiz olur. Bu durum vatandaş/mükellef memnuniyetinin önündeki en büyük engeldir.

Yukarıda bahsedilen problemler sadece ülkemizde değil bütün dünyadaki organizasyonların problemleridir.
 
Bir süreç temel olarak yerine getirilmesi gereken pek çok iş ile o işlerin ele alınma sırasını belirleyen kurallardan oluşur.
 
Kamu idarelerinin iş yapış şekillerinin, burada tarif edilen “iş süreci” yapısına tam olarak uyduğu bilinmektedir.
 
Modern kamu yönetimine yönelik mevzuatta yapılan değişikliklerin yerine getirilebilmesi için belediyelerin “süreç tabanlı” bir çalışma yöntemi benimsemiş olmaları gerekmektedir.
 
Süreç Yönetim Sistemi, süreçlerde yer alan çalışanları, çalışanların yaptığı işleri, çalışanın işini bitirdikten sonra sürecin akışının kiminle devam edeceğini, bu akış sırasında uygulanması gereken kuralları, her türlü uyarı mekanizmalarını bilir ve uygular ve bu şekilde süreçlerin işlemesini sağlar.

Süreç Yönetim Sisteminin Faydaları;
 
  • Süreç Yönetim Sistemi ile süreçler standartlaşır ve kullanıcı hataları azalır, müşteri için tutarlı bir hizmet anlayışı ortaya çıkar
  • Süreçlerin kontrol edilebilirliği artar. Dolayısıyla açık ve şeffaf bir mekanizma kurulmasını sağlar
  • Süreçlerin kalitesi artar; işin doğru kişi ya da kişilere, doğru zamanda verilmesi sağlanır
  • İş süreçleri hızlanır, işlerin sürüncemede kalmasını engellenir ve verimliliği artar
  • Email ve SMS gibi mesajlaşma mekanizmaları ile uyarı gönderilebilir
  • Önceden zamanlanmış periyodik olan/olmayan işler oluşturulabilir
  • İşler kişilere atanabileceği gibi havuzlara da atanabilir, işi biten havuzdan yeni işi alır
  • İşgücü ihtiyacı azalır, çalışanlar, kırtasiye, koordinasyon vs. yerine işe ve hizmete odaklanır
  • Karar verme mekanizmaları desteklenir, karar verme süreçleri hızlanır
  • Kurumun süreçlerini değiştirmesini kolaylaştırır
  • Süreçlerin performansları ölçülebilir ve hızlandırılabilir
  • Her bir süreç, süreçlerdeki aktiviteler ve bunları gerçekleştiren aktörler için performans kriterleri belirlenir
  • Süreçler işledikçe sistem bu kriterlere göre bilgiler toplar 
  • Bu bilgiler gerçek zamanlı ya da geriye dönük olarak ilgili kişilere raporlanır
  • Elde edilen bilgilere göre süreçler veya aktiviteler iyileştirilebilir ya da aktörler eğitilip ve yönlendirilebilir
  • Süreçlerin performans verileri gerçek zamanlı olarak üst yönetim tarafından izlenebilecektir
  • Sürecin her bir adımında kimin ne yaptığı, hangi adımda ne kadar süre geçtiği, örneğin imzalarda ne kadar beklediği ayrıntılı olarak izlenebilecektir
  • Çalışanların performansları izlenebilecektir
  • Etkin olmayan insan kaynağının daha verimli ve etkin işlerde çalışması kararları alınabilecektir
  • Süreç Yönetim Sistemine Geçiş
  • Birim ve alt birim bazında İş yükü analizine dayalı optimum kadro çalışması yapılabilir
  • İşlerin kişilere dağılımı dengeli olur
  • Birimlerin görev tanımları rahatlıkla yapılabilir
  • Kişilerin iş tanımları rahat ve doğru yapılır
  • İşler hızlanır ve tıkanmalar engellenir
  • Mevzuat hatası sıfır olur.
  • Kişiye bağlılık ortadan kalkar
  • Kurumun doğru bir risk haritası oluşturulur
  • Kurumun hassas görevleri doğru raporlanır
  • Belge ve formlar standartlaşır.
  • Prosedürler belirlenir
  • İmza ve onay mercileri belirlenir
  • Eğitim dokümanları oluşur
  • Kontrol dokümanları oluşur
Ayrıca süreç yönetim sistemi ile kamu idarelerinin oluşturmakla mükellef oldukları Sayıştay tarafından da denetime tabi tutulacakları İç Kontrol Sisteminin kurulması yönünde ciddi bir adım atılmış olmaktadır.

Bu çerçevede süreçlerin;
  • İş tanımlarının bütünleştirilmesi;
  • İmza yetkilileri ile bütünleştirilmesi;
  • Görev tanımları ile bütünleştirilmesi
  • Hizmet envanteri ile bütünleştirilmesi
  • Stratejik Yönetimin tüm unsurları ve dolayısıyla, Performans Programı ile bütünleştirilmesi
  • Prosedür yönetimi ile bütünleştirilmesi
  • EBYS, Dijital Arşiv, YBS gibi pek çok bilgi işlem faaliyetine kaynak oluşturması
  • Birim bazlı kadro dağılımlarını oluşturması
Gerekmektedir.

Süreç Yönetimini Zorunlu Kılan Mevzuat Alt Yapısı;

İç ve Dış Denetim açısından da oldukça önemli olan süreç yönetim sisteminin kurulup kurulmadığı mevzuatımız açısından da önemlidir. Aşağıda yer alan mevzuatımız uyarınca bir süreç yönetim modeli kurulması zorunluluk arz etmektedir.

   



Diğer Haftanın Konuları
Kamu İdarelerinde Protokol Kuralları
19-10-2018
Belediyelerde İlave Personel İşe Alınmasına Yönelik Bütçe Kısıtı
03-09-2018
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
07-04-2018
8 Mart 2018 Tarihli Mükerrer Resmi Gazetede Yayımlanan Kanunlar
19-03-2018
Görevde Yükselme Sınavı İle Şef Olanların Maaş artışı Ne Kadar?
19-03-2018
7100 Sayılı Kanunun Uygulaması
19-03-2018
Danıştay'dan, 4/C'li Personelin Ek Ödemesine Dair Önemli Karar
19-03-2018
696 Sayılı Khk’nın Uygulanmasına İlişkin Görüş Talepleri Hakkında
24-01-2018
Gelir Vergisi Genel Tebliği (Seri No: 299)
06-12-2017
Kurumlar Vergisi Genel Tebliği
01-12-2017
Resmi Daire Tarafından Yapılan Hakediş Ödemelerinin Damga Vergisi (GİB Özelgesi)
23-11-2017
KDV Uygulama Tebliği
16-02-2017
6770 Sayılı Kanuna Göre Erteleme Kapsamında Prim Ödeme İşlemleri
31-01-2017
Belediye Meclisi Toplanma Usulü ve Toplantı Konularının Kapsamı
10-01-2017
Dönem Sonu Öncesi Yapılacak İşlemler
02-01-2017
Ertesi Yıla Ödenek Devri
26-12-2016
Usul ve Esas Açısından Kamu Personelinin Mal Bildiriminde Bulunması Zorunluluğu
19-12-2016
Ekonomist Kadrosuna Atanma
10-12-2016
Adli Yargının Verdiği Cezaların Memuriyete Etkisi
16-06-2016
Kamu İnsan Kaynakları Yönetiminde Eğitim
05-04-2016
Kadın İşçilerin İş Kanunu Kapsamında Hakları
08-03-2016
Kamuda Ocak Ayı İşlemleri
04-01-2016
Stratejik Planlama ve Performans Esaslı Bütçeleme
02-09-2015
Başarı Kriterleri
25-08-2015
Türkiye’de Devlet Memurlarının Aylık Hakkı ve Aylık (Maaş) Sistemi
18-08-2015
Mesleki Doyum Ölçeği
07-08-2015
İş Stresi Ölçeği
31-07-2015
Belediyelerin Sosyal Güvenlik Kurumuna Karşı Olan Bildirim Yükümlülükleri
20-07-2015
Yurtdışı Hizmet Borçlanması Hususunu Mahmut Çolak sizler için yazdı.
18-05-2015
Sn.Uğur Sökmen Devlet Memurunun Yıllık İzin Hakkını Sizler İçin Kaleme Aldı
13-04-2015
Kamuda Neden Süreç Yönetimi
23-02-2015
6552 Sayılı Kanuna ilişkin Rehber ve Broşürler
18-10-2014
Mahalli İdarelerde Bütçe Hazırlama Süreci
04-08-2014
Bütçe Çağrısında Bütçe Tavan Uygulamasını Başlatmayı Unutmayın
16-07-2014
Stratejik Yönetim
22-05-2014
Kamu Kurumlarının Stratejik Plan Hazırlaması İçin Örnek Bir Prosedür
17-05-2014
Doğrudan Temin İşleminde SGK Prim Borcu Yazısı İstenir mi?
22-04-2014
Sınırları Değişen İlçelerde Emlak Vergisi Hangi Belediyeye Ödenmeli?
16-04-2014
Belediyelerin Arsa, Konut ve İşyeri Satışı
03-12-2013
Tasarruf Genelgesi
25-09-2013
Bu Sayfayı Paylaş
BEKAD Bilişim Eğitim Kültür ve Araştırma Derneği - 2011
© 2016 BEKAD Tüm hakları saklıdır.
Bu web sitesindeki tüm içerikler bilgilendirme amaçlıdır. Web sitemizde yer alan görsel ve yazılı içerikler Derneğimize ait olup, Derneğimizin yazılı izni alınmadan hiçbir yazılı/görsel içerik, logo, kopyalanamaz, kaynak gösterilemez ve başka yerlerde kullanılamaz. İçeriklerin izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.